※目前因為主任跟蔡老師尚未完全回覆，所以先放上當天的會議記綠及已回覆的部分給大伙看，如有疑問，或則開會時未談到的部分，再麻煩大家多多分享囉！cathy
※相關問題之回答已補上去(粗體字)，有任何問題記得跟中心反應囉！cathy 95/09/14
活動日期：中華民國94年6月14日
事 由：期末活動檢討會議
對 象：全體社員
地 點：行政大樓九樓藝術專業教室
應到人數：22人
缺席人數： 3 人
主 席：凱西
司 儀：佳薰
開會內容：
◎近期活動檢討：
筠淳：開幕展一定要用上課時間嗎？
凱西：原則上義工學生最主要的本份還是課業為重，參與藝術中心活動盡量利用課餘的時間，不過開幕展的時間都是固定在星期五，所以如果真的跟重要的課程衝突到，請事先告知中心，中心方面會盡量排除。以下學期來說，如果一、二、三年級萬一都沒空的話（若全都剛好排到重要課程），可能會採各屆輪流支援來安排人員。
主任：依課業為重，可採各屆輪流分次支援方式。
敬文：週日展場參觀人數很少，開放時間能否縮短？讓顧展場的同學能更有效利用時間在課業上。
家豪：可否分成上、下兩班制？
凱西：如果顧展場的同學能夠獨自處理所有事情和突發情況的話，就可以分成上下兩班制。但縮短時間是比較不可能的事情，需詢問主任及蔡組長的意見。
妍呈：可否把展場電腦昇級，讓我們能在那畫圖而不會虛度時間，尤其是趕設計的那幾週。
凱西：中心討論後，結果會公佈在義工網誌上。
主任：由朱sir那邊去檢試中心電腦配給情況，再作考量。（目前尋求建築系支援）
凱西：中心事情傳達方面的問題，因為怕漏失掉，所以統一在網誌公佈，組長要負責在上面回答是否參與中心活動，要說明人數與不能參加的原因，並且定期上去看看中心是否有活動，如果有訊息要告知組員，可以多加利用中心的電話。
志忠：週日值班如果遇氣候因素，是否可以不用開展場？這個週日值班的義工其中一位家中對外路段淹水，二人到中心值班時全身均已濕透非常狼狽。（氣候因素如如颱風、豪大雨淹水）
凱西：若遇相同問題，則顧展場的同學可在前一天或當天打給凱西詢問，若有其他值班的任何問題（排班、調班依義工守則處理，不包含在這），打電話詢問的順位為：凱西→佳薰→蔡組長→主任。更詳細的辦法在與中心討論後，於義工網誌公告。
凱西：義工聯絡通訊錄請行政文書組製作，各屆相關資料請向凱西詢問。
蔡sir：義工於展場值班時可找家人、好友一同值班，並且以展場及自身安全為重。
小結：
1.時間會不會更改，中心討論後告知。
2.上下午班由值班的兩個同學自行協調（但新進義工一定要有一位舊生帶領）。
3.如有突發狀況，照上述的順序打電話聯絡。
政傑：展場燈座燈軌不夠，可否改善？
佳薰：燈座燈軌不夠的問題會和蔡老師討論。
蔡sir：已於期末採購100組軌道燈具。若有燈軌故障的情況請於卸、佈展時於燈軌上作記號。
妍呈：上次音樂演奏比賽後門人員進出頻繁，可否強制控管人員不要隨便進出以免影響正在演奏的同學，當天秩序維持困難，場內談話之現象頻繁，往後可否貼公告警告他們？
佳薰：如屢勸不聽，可和蔡組長討論是否可明文規定並用扣分來處理，或於人手足夠時，用對講機於室內外各一人看守，隨時控管人員進出狀況。
蔡sir：於活動注意事項上註明（影響比賽進行者取消比賽資格、沒有參與競賽者則請其離場）及活動當天現場公告提醒。
敬文：來賓停車牌不夠明顯，常常來賓都沒看到，開錯地方讓義工要去追車。是否可以作一立牌置於明顯位置，如此一來也可由原來需要二位義工引導車位減為一位。
凱西：中心討論後，會在網誌上公佈停車牌方面的處理方法。
蔡sir：請陳老師製作輕便搬運的大型指引看板。
凱西：以後如有意見比較急，沒法等到開會再提出的話，可在網站上提出。有任何問題都可在網站上提出。
妍呈：主任說要提供夏季義工制服，不知是否還有要執行？
凱西：中心討論後告知
主任：請凱西、佳薰先跟廠商洽詢。（凱西：與廠商看完後）
凱西：各組長可以上義工網誌公告事項與發文章。不知道中心網誌的同學請向知道的同學詢問。
◎行政組、活動組人員分配定案：
凱西：活動組人員還可以在活動開始前，先去做校內推廣，目前不強制，但希望你們都能朝這方面發展。人員名單沒問題的話就先這樣暫時定下。
◎各項活動固定工作分配事宜：
1.開展前，展場空間要整理。
凱西：展場是藝術中心的門面，希望每位義工都可以把自己當成藝術中心的一份子，整潔的環境是大家一起維護的，如果能做到這點，就能算很棒的義工了！
佳薰：用完工具要回歸原本的位置。
凱西：佈展時盡量維持現場整潔，有雜物請放小房間。
2.開展時，展場空間、辦公室整理。
凱西：希望能排值日生負責倒垃圾、整理會議室，最近這方面都沒有處理好，所以以後要再開展前就先排好負責的人，整理好才能離開。
3.公假單填表及繳交人員
凱西：基本上由各組組長處理，如組長沒到，要有接替負責請公假的人。
◎中心近期活動（凱西：回去看一下自己的行程，希望能盡量來幫忙）
佳薰：07/31 社區展覽卸展----->改為8/1
09/08 開展，所以9/2~9/3可能會要佈展
09/20 下次義工學生開會時間
結語：
凱西：義工間如果有問題可先反應給組長，若不方便可用即時通留言給我。不要自己亂猜想，以防傳話方面有落差而造成誤會，有任何疑問都可以問我。
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